Je genauer Sie eine Reinigungsdienstleistung ausschreiben, desto weniger Schwierigkeiten gibt es nach der Vergabe mit dem Dienstleistungsunternehmen.
Schritt 1: Zeitplan festlegen
Nehmen Sie sich ausreichend Zeit zur Vergabe der Dienstleistung. Erstellen Sie einen Zeitplan für den gesamten Prozess.
Setzen Sie Ziele:
Wann sollen die Dokumente erstellt sein?
Bis wann möchten Sie Rücksprachen mit Kolleginnen und Kollegen treffen?
Wann können sich Dienstleistende Ihren Betrieb ansehen?
Wann müssen die Angebote abgegeben sein?
Bis wann wird der Auftrag vergeben?
Wann kann das bietende Unternehmen mit der Reinigung beginnen?
Schritt 2: W-Fragen für die Ausschreibung klären
Sammeln Sie Ihre Firmeninformationen, Anforderungen und Wünsche an die Dienstleistung (DL) und halten Sie diese Informationen schriftlich fest. Zum Beispiel:
Wer schreibt aus?: Firma, Art des Betriebs
Wo wird die DL eingesetzt?: Betrieb geografisch darstellen und erklären, Raumbuch erstellen
Was muss die DL machen?: Unterhaltsreinigung, Glas-/Fassadenreinigung, Sonderreinigung etc.
Bis wann kann die DL das Angebot abgeben?
Wann erfolgt die Vergabe des Auftrags? Ab wann muss die DL die Leistung erbringen?
Schritt 3: Was erwarte ich vom Dienstleistenden?
Definieren Sie Ihre Erwartungshaltung an den Dienstleistenden so präzise wie möglich, z. B.:
Die Unterhaltsreinigung ist pünktlich, gründlich und schonend nach dem neuesten Stand der Reinigungstechnik durchzuführen. Sie umfasst die sach- und fachgerechte Säuberung und Pflege aller Flächen und Gegenstände, die sich in den Räumen befinden. Ausgenommen ist die Reinigung von Fenstern, Vorhängen, Gardinen, Sichtschutzlamellen und Maschinen.
Die Auftragsfirma hat alle Leistungen stets so auszuführen, dass nach den jeweiligen Reinigungsintervallen ein einwandfreier Reinigungszustand vorliegt.
Die Reinigungszeiten sind in Abstimmung mit den Auftraggebenden festzulegen.
Das vom Auftragnehmenden eingesetzte Personal ist stets mit korrekter Arbeitskleidung ausgestattet. Die Firmenzugehörigkeit muss dabei erkennbar sein.
Vor Ort ist eine Objektleitung eingesetzt, die täglich erreichbar und zweimal wöchentlich am Reinigungsobjekt anwesend ist.
Die Dienstleistung übernimmt Mehrarbeit bis zu X %. (Diese ist schriftlich zu vereinbaren und wird zum jeweils gültigen Vertragsentgelt nach besonders spezifizierter Rechnung vergütet.)
Die monatliche Abrechnung erfolgt als Pauschale/nach tatsächlich geleisteten Arbeitstagen.
Tipp: Lassen Sie sich die für Sie wichtigen Anforderungen bestätigen.
Schritt 4: Leistungsverzeichnis aufbauen
Erstellen Sie aufgrund der von Ihnen erstellten Anforderungen und Erwartungen an die Dienstleistung (DL) ein ausführliches Leistungsverzeichnis.
1. Listen Sie Raumgruppen und den gewünschten Reinigungsturnus auf
Sanitär | 252 x | |||||
Besprechungsraum | 504 x | |||||
Büro | 252 x | |||||
Teeküche | 126 x | |||||
Flur | 104 x |
2. Gehen Sie ins Detail und definieren Sie die Leistungen pro Raumgruppe und Turnus
Beispiel: Sie haben in 1 festgelegt, dass sanitäre Einrichtungen 252 x im Jahr gereinigt werden. Nun definieren Sie, wie das genau erfolgt.
Die DL muss ...
sanitäre Anlagen – unter Verwendung von umweltfreundlichen Reinigungsmitteln mit desinfizierender Wirkung – nass oder feucht wischen.
WC-Bürstenhalterungen reinigen.
Bodenbeläge mit desinfizierenden Reinigungsmitteln nass oder feucht wischen.
Griffspuren und sichtbare Verschmutzungen an Spiegel und Glaselementen entfernen.
sichtbare Verschmutzungen an Wänden und Fliesen entfernen.
Papier- und Abfallkörbe sowie Hygienebehälter entleeren und reinigen.
Flüssigseife, Toilettenpapier, Papierhandtücher auffüllen, Hygieneartikel aus dem Zentrallager abholen und verteilen.
den Bodenabläufen Wasser zuführen, um sie geruchssicher zu verschließen.
den Wasserfluss prüfen (Perlatoren).
Die Auftraggebenden stellen das Verbrauchsmaterial.
3. Kalkulieren Sie anhand des Raumbuchs die zu reinigenden Flächen
Denken Sie beim Thema Flächen nicht nur an Fußböden, sondern z. B. in Gebäuden mit hohem Glasanteil auch an die Glasfassadenflächen oder Treppengeländer mit ihrer entsprechenden Geländerfüllung.
Objekt | Gebäude | Gebäudeteil | Raum-Nr. | Raumgruppe | Grundfläche | Jahresfaktor | Jahresfläche |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Beispiel | A | 0 | 1 | Rezeption | 84,15 | 252 | 21.205,80 qm |
Beispiel | A | 0 | 8 | Treppenhaus | 3,57 | 104 | 371,28 qm |
Beispiel | B | 1 | 7 | Treppenhaus | 5,47 | 104 | 568,88 qm |
Beispiel | C | 0 | 4 | Flur | 17,36 | 104 | 1.805,44 qm |
Beispiel | D | 0 | 8 | Flur | 9,88 | 104 | 1027,52 qm |
Beispiel | D | 0 | 9 | Flur | 10,05 | 104 | 1045,20 qm |
Beispiel | E | 0 | 1 | Treppenhaus | 7,76 | 104 | 807,04 qm |
Beispiel | E | 1 | 3 | Flur | 23,52 | 104 | 2446,08 qm |
Gesamt | Räume 8 | 162 qm | 29.277 qm |
4. Erstellen Sie eine Vorlage für die Kalkulation des Anbietenden
Raumgruppe | Grundfläche | Faktor | Jahresfläche | Leistungszahl (qm/h) | Jahresstunden | Monatsstunden | Stundenverrechnungssatz | Monatskosten | Tageskosten |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Rezeption | 84,15 qm | 252 | 21.205,80 qm | 400 | 53,01 | 4,42 | 32,30 € | 142,70 € | 6,80 € |
Treppenhaus | 3,57 qm | 104 | 371,28 qm | 150 | 2,48 | 0,21 | 32,30 € | 6,66 € | 0,32 € |
Treppenhaus | 5,47 qm | 104 | 568,88 qm | 150 | 3,79 | 0,32 | 32,30 € | 10,21 € | 0,49 € |
Flur | 17,36 qm | 104 | 1.805,44 qm | 700 | 2,58 | 0,21 | 32,30 € | 6,94 € | 0,33 € |
Flur | 9,88 qm | 104 | 1.027,52 qm | 700 | 1,47 | 0,12 | 32,30 € | 3,95 € | 0,19 € |
Flur | 10,05 qm | 104 | 1045,20 qm | 700 | 1,49 | 0,12 | 32,30 € | 4,02 € | 0,19 € |
Treppenhaus | 7,76 qm | 104 | 807,04 qm | 150 | 5,38 | 0,45 | 32,30 € | 14,48 € | 0,69 € |
Flur | 23,52 qm | 104 | 2446,08 qm | 700 | 3,49 | 0,29 | 32,30 € | 9,41 € | 0,45 € |
162 qm | 29.277 qm | 73,70 | 6,14 | 198,37 € | 9,45 € |
5. Achten Sie auf Sonderfälle der Reinigung
Berücksichtigen Sie in Ihrem Leistungsverzeichnis auch Sonderfälle der Reinigung, wie z. B. Parkhausreinigung, jährliche Pflegebehandlung von Parkettböden, Fensterreinigung usw.
Schritt 5: Auswahlkriterien festlegen
Legen Sie die Auswahlkriterien fest, nach denen Sie die Dienstleistung auswählen möchten.
Die DL muss, z. B. ...
Unbedenklichkeitsbescheinigungen vorlegen (z. B. vom Finanzamt)
eine zuständige Stelle für den Einzug der Sozialversicherungsbeiträge (Krankenkasse, Berufsgenossenschaft) angeben.
Policen über eine ausreichende Betriebshaftpflichtversicherung einreichen.
eine Versicherung für Personen- und Sachschäden (inkl. Schlüsselverlust) vorlegen.
einen Auszug aus dem Gewerberegister vorlegen.
nach DIN ISO 9001, EMAS o. ä. zertifiziert sein.
die Art der Reinigungstechnik beschreiben.
eine Eigenerklärung abgeben, in der bestätigt wird, dass Unfallverhütungsvorschriften eingehalten, Mitarbeitenden regelmäßig geschult oder umweltfreundliche Produkte eingesetzt werden.
für regelmäßige Kontrollen ein Qualitätssicherungssystem verwenden und Reklamationen dokumentieren.
eine Referenzliste mit z. B. zehn laufenden Aufträgen, evtl. in bestimmter Größenordnung, abgeben.
an einer Besichtigung des Objektes an Datum/Uhrzeit/Treffpunkt teilnehmen, um im weiteren Ausschreibungsverfahren berücksichtigt zu werden.
eine Bescheinigung zur Berechtigung der Berufsausübung mitsenden.
Schritt 6: Fordern Sie Betriebe zur Angebotsabgabe auf
Stellen Sie der Dienstleistung das Leistungsverzeichnis und von Ihnen gewünschte Vordrucke zur Verfügung. Dienstleistungen sollten für das Angebot nur die von den Auftraggebenden übersandten Vordrucke verwenden. Selbstgefertigte Vervielfältigungen, Abschriften und Kurzfassungen sind unzulässig, auch darf der Auftragnehmende den Text des Leistungsverzeichnisses nicht ändern.
Der Dienstleistungsbetrieb sollte die Kriterien für die Auswahl kennen.
Setzen Sie ein Abgabedatum zur Einreichung der Unterlagen fest.
Teilen Sie mit, bis wann Sie den Zuschlag erteilen werden.
Weisen Sie daraufhin, dass der Bietende so lange an sein Angebot gebunden ist.
Schritt 7: Auftragserteilung
Informieren Sie den Dienstleistungsbetrieb über die Zuschlagserteilung.
Nach der Auftragsvergabe muss der Bietende das Leistungsverzeichnis unterschreiben. Enthalten die Unterlagen – nach Auffassung des Bietenden – Unklarheiten, welche die Preisermittlung beeinflussen, so muss der Bietende vor der Angebotsabgabe schriftlich oder per E-Mail darauf hinweisen.
Versenden Sie an Unternehmen, die nicht berücksichtigt wurden, eine Absage.
Nach der Ausschreibung ist vor der Ausschreibung
Damit die Zusammenarbeit gelingt und Sie neue Ausschreibungen schneller vorbereiten können, beachten Sie Folgendes:
Besprechen Sie sich regelmäßig mit der Dienstleistung.
Bleiben Sie up-to-date (Fachzeitschrift, Messen, Austausch mit Kolleginnen und Kollegen, Besichtigungen anderer Dienstleistungen und Gebäude etc.)
Aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Unterlagen. Diese bilden eine gute Ausgangsposition für eine effiziente und partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen Auftragnehmendem und Auftraggebendem.