Reinigungsausschreibungen vorbereiten

Wann sollen die Dokumente erstellt sein?

Bis wann möchten Sie Rücksprachen mit Kolleginnen und Kollegen treffen?

Wann können sich Dienstleistende Ihren Betrieb ansehen?

Wann müssen die Angebote abgegeben sein?

Bis wann wird der Auftrag vergeben?

Wann kann das bietende Unternehmen mit der Reinigung beginnen?

Wer schreibt aus?: Firma, Art des Betriebs

Wo wird die DL eingesetzt?: Betrieb geografisch darstellen und erklären, Raumbuch erstellen

Was muss die DL machen?: Unterhaltsreinigung, Glas-/Fassadenreinigung, Sonderreinigung etc.

Bis wann kann die DL das Angebot abgeben?

Wann erfolgt die Vergabe des Auftrags? Ab wann muss die DL die Leistung erbringen?

Die Unterhaltsreinigung ist pünktlich, gründlich und schonend nach dem neuesten Stand der Reinigungstechnik durchzuführen. Sie umfasst die sach- und fachgerechte Säuberung und Pflege aller Flächen und Gegenstände, die sich in den Räumen befinden. Ausgenommen ist die Reinigung von Fenstern, Vorhängen, Gardinen, Sichtschutzlamellen und Maschinen.

Die Auftragsfirma hat alle Leistungen stets so auszuführen, dass nach den jeweiligen Reinigungsintervallen ein einwandfreier Reinigungszustand vorliegt.

Die Reinigungszeiten sind in Abstimmung mit den Auftraggebenden festzulegen.

Das vom Auftragnehmenden eingesetzte Personal ist stets mit korrekter Arbeitskleidung ausgestattet.
Die Firmenzugehörigkeit muss dabei erkennbar sein.

Vor Ort ist eine Objektleitung eingesetzt, die täglich erreichbar und zweimal wöchentlich am Reinigungsobjekt anwesend ist.

Die Dienstleistung übernimmt Mehrarbeit bis zu X %. (Diese ist schriftlich zu vereinbaren und wird zum jeweils gültigen Vertragsentgelt nach besonders spezifizierter Rechnung vergütet.)

Die monatliche Abrechnung erfolgt als Pauschale/nach tatsächlich geleisteten Arbeitstagen.

sanitäre Anlagen – unter Verwendung von umweltfreundlichen Reinigungsmitteln mit desinfizierender Wirkung – nass oder feucht wischen.

WC-Bürstenhalterungen reinigen.

Bodenbeläge mit desinfizierenden Reinigungsmitteln nass oder feucht wischen.

Griffspuren und sichtbare Verschmutzungen an Spiegel und Glaselementen entfernen.

sichtbare Verschmutzungen an Wänden und Fliesen entfernen.

Papier- und Abfallkörbe sowie Hygienebehälter entleeren und reinigen.

Flüssigseife, Toilettenpapier, Papierhandtücher auffüllen, Hygieneartikel aus dem Zentrallager abholen und verteilen.

den Bodenabläufen Wasser zuführen, um sie geruchssicher zu verschließen.

den Wasserfluss prüfen (Perlatoren).

Die Auftraggebenden stellen das Verbrauchsmaterial.

Unbedenklichkeitsbescheinigungen vorlegen (z. B. vom Finanzamt)

eine zuständige Stelle für den Einzug der Sozialversicherungsbeiträge (Krankenkasse, Berufsgenossenschaft) angeben.

Policen über eine ausreichende Betriebshaftpflichtversicherung einreichen.

eine Versicherung für Personen- und Sachschäden (inkl. Schlüsselverlust) vorlegen.

einen Auszug aus dem Gewerberegister vorlegen.

nach DIN ISO 9001, EMAS o. ä. zertifiziert sein.

die Art der Reinigungstechnik beschreiben.

eine Eigenerklärung abgeben, in der bestätigt wird, dass Unfallverhütungsvorschriften eingehalten, Mitarbeitende regelmäßig geschult oder umweltfreundliche Produkte eingesetzt werden.

für regelmäßige Kontrollen ein Qualitätssicherungssystem verwenden und Reklamationen dokumentieren.

eine Referenzliste mit z. B. zehn laufenden Aufträgen, evtl. in bestimmter Größenordnung, abgeben.

an einer Besichtigung des Objektes an Datum/Uhrzeit/Treffpunkt teilnehmen, um im weiteren Ausschreibungsverfahren berücksichtigt zu werden.

eine Bescheinigung zur Berechtigung der Berufsausübung mitsenden.

Stellen Sie der Dienstleistung das Leistungsverzeichnis und von Ihnen gewünschte Vordrucke zur Verfügung. Dienstleistungen sollten für das Angebot nur die von den Auftraggebenden übersandten Vordrucke verwenden. Selbstgefertigte Vervielfältigungen, Abschriften und Kurzfassungen sind unzulässig, auch darf der Auftragnehmende den Text des Leistungsverzeichnisses nicht ändern.

Der Dienstleistungsbetrieb sollte die Kriterien für die Auswahl kennen.

Setzen Sie ein Abgabedatum zur Einreichung der Unterlagen fest.

Teilen Sie mit, bis wann Sie den Zuschlag erteilen werden.

Weisen Sie daraufhin, dass der Bietende so lange an sein Angebot gebunden ist.

Informieren Sie den Dienstleistungsbetrieb über die Zuschlagserteilung.

Nach der Auftragsvergabe muss der Bietende das Leistungsverzeichnis unterschreiben. Enthalten die Unterlagen – nach Auffassung des Bietenden – Unklarheiten, welche die Preisermittlung beeinflussen, so muss der Bietende vor der Angebotsabgabe schriftlich oder per E-Mail darauf hinweisen.

Versenden Sie an Unternehmen, die nicht berücksichtigt wurden, eine Absage.

Besprechen Sie sich regelmäßig mit der Dienstleistung.

Bleiben Sie up-to-date (Fachzeitschrift, Messen, Austausch mit Kolleginnen und Kollegen, Besichtigungen anderer Dienstleistungsfirmen und Gebäude etc.)

Aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Unterlagen. Diese bilden eine gute Ausgangsposition für eine effiziente und partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen Auftragnehmendem und Auftraggebendem.